【转载】OneNote 深度教学：这 17 个功能你必须知道

侦探小子

　　前一阵子，我受邀到一个以工厂生产为主的某企业内部演讲「OneNote」主题，分享如何运用这样的云端笔记，架构出和工作项目管理正相关的知识、资料管理流程。虽然大家都知道電腦玩物熟悉并且自己善用 Evernote，但就像我常说的：一法通、万法通，要跳跃到 OneNote 做实例分享也还是做得到的。

　　而且我故意去接下这个挑战，因为我认为目前市面上虽然笔记「工具」很多，但足以负担知识笔记管理、项目资料管理流程等重责大任的云端服务，看来看去，就只有 Evernote 与 OneNote 这两个是好选择。

　　于是，我也想趁着那次讲座的机会，给自己一个动力，去深入的研究一下目前 OneNote 的细节。

　　那次讲座很顺利的完成，也获得很多回响，大家对于「第二大脑的笔记术」可以带来的工作效率改变都很有兴趣，无论使用的工具是 Evernote 或 OneNote，其实道理不变。

　　我也决定不藏私，透过那次讲座所累积的我对 OneNote 的深入剖析，和一段更长时间的应用心得，今天这篇文章我就要来做一次整理分享！

　　当然，身为 Evernote 的爱用者（目前还是），我免不了在分析过程会带着一点从 Evernote 剖析 OneNote 优缺点的角度，请大家多见谅，但这篇文章我尽量以优点为主，若还有不周全之处，欢迎 OneNote 使用者们来补充。

　　一、OneNote 最重要的笔记方法

　　1. OneNote 类似一本书或论文：章节分类法

　　Evernote 和 OneNote 乍看之下就有很大不同，我们要怎么理解两者在基本笔记分类上的区隔，并善用各自优点呢？我会说，Evernote 像是笔记本，而 OneNote 像是书、论文。

　　其实两者的基本分类架构是差不多的：

　　Evernote 堆叠－记事本－记事

　　OneNote 笔记本－节－页面

　　不过不像 Evernote 把所有资料统整在同一个资料库档案，在 OneNote 中每一个笔记本都是一个像是 Word 那样的独立档案。Evernote 希望你把所有笔记当作一个资料库来搜寻，而 OneNote 希望你把不同内容当作每一本不同的书来翻阅。

　　所以你可以把 OneNote 的分类方式想像成你会怎么分类一本书、一本论文的方式，在一本笔记本内，上方的分页就是你的第一章节、第二章节…… ，每一个章节打开来右方的页面清单，就是这个章节里等待翻阅的有顺序的内容。



　　2. 笔记逻辑排序的自由与自主：页面下的子页面、子子页面

　　咦？如果说 OneNote 和 Evernote 基本分类层次差不多，为什么有人说 OneNote 有更细致、更多层的目录分类呢？

　　这就要讲到接下来的两个 OneNote 重点功能：子页面、节群组。

　　首先我要推荐 OneNote 电脑版中可以做到的「子页面」功能，这有点类似「待办清单」、「树状目录」的概念，我可以在页面清单中的某一则页面（笔记）上点击右键，选择「制作子页面」（往右降阶一层），或是「升阶子页面」。

　　于是，就依靠这个简单素朴，但是绝对有效的方法，我们的笔记清单看起来不会只有一层，而可以分出两层、三层的层次，这样主从结构、重要与不重要的关系，就很清楚了！

　　这里还要推荐一个 OneNote 关键功能，搭配这个子页面功能的，是 OneNote 可以让我们「自由拖曳排序每一则笔记的上下顺序」，于是每一则笔记之间的逻辑、关系、权重可以「单纯透过排序与升降」就一清二楚。



　　3. 章节再分类与收纳隐藏：节的群组

　　更进一步的， OneNote 在上方的章节分页中，也允许节与节之间组成一个新的「群组」。

　　我通常会把这个功能想像成是：把已经不重要、用完的章节，收纳到一个群组资料夹中，让画面上优先显示重要的章节分页。

　　只要在分页上点击右键，选择「新增节群组」即可，就像下图中的［封存］就是一个我收纳不重要的节的群组。



　　4. 像真实笔记一样，但也是双面刃：笔记自由排版

　　OneNote 的笔记内容可以自由排版，一向为人所津津乐道，这个意思是你可以把 OneNote 笔记页面想像成一张真实的白纸，你可以随时在任何上下左右位置加上任何文字与图片，自由挥洒，而非数位文件那样的上下流水帐。

　　这一点确实有其好用之处，例如灵感笔记时，可以自由编排图文位置就可以展现思绪的路径。例如现在很流行的黄金三分割笔记法也可以在 OneNote 实现。甚至，你可以用 OneNote 排版出一个跟海报一样漂亮的笔记！ 但是为什么是双面刃呢？



　　因为自由排版虽好，但是从电脑端同步到 App 端、网页端后，就会常常造成错乱，而且这个错乱可能是不同笔记区块重叠而无法 ​​在行动版 OneNote 中阅读。 所以何时应该善用自由排版？何时为了行动笔记方便而应该节制自由排版？就变成使用 OneNote 时必须考量的一个笔记方法。



　　5. 共写笔记本：多人即时同步合作笔记

　　但是 OneNote 可以自由排版笔记的特性，也就是他是以一个一个图文区块来解析内容的技术，带来了一个我必须大力称道的优点，那就是：

　　在 OneNote 中可以支援多人一起同步协同合作一则笔记！不会有笔记冲突！因为每个人都可以在各自笔记区块自由撰写。

　　在 OneNote 中，可以允许我们和他人「共用」一整个笔记本，这时候参与共用的人可以一起编辑笔记本中任何一则笔记的内容，甚至可以多人同步编辑。

　　例如下图是我在那次 OneNote 课程讲座的实作练习中，我同时邀请现场 60 位以上的学员一起编辑我开放的一本笔记，我可以从电脑软件端编辑，他们可以从网页端编辑，而内容都能即时协同合作。



　　6. 留下修改签名：标注每个人修改的笔记段落

　　而如果你仔细看图中的展示，你会看到 OneNote 还可以在每一个他人编辑的笔记段落，加上对方的名称注解，让我知道一则笔记到底哪些段落由谁做了最后修改。 这一点我觉得也非常有用！让我知道笔记中有哪些段落被哪个人改动，可以让工作更好的被追踪。

　　其实，我知道 Evernote 团队也正在研发要支援多人即时协同合作笔记的功能，我会建议他们参考目前 OneNote 可以做到的，也保留 Evernote 目前的优点（例如可以单独分享单则笔记、把笔记发布成网页等等），这样一定会更有竞争力。



　　7. 跳到指定内文段落：插入笔记的段落连结

　　在 Evernote 中，我常常说「记事连结」是最好的项目笔记整理方式，透过类似维基百科那样的方式，把其他笔记的超连结，整理到一则项目总目录笔记，这样就方便我们点击目录连结来跳到需要的笔记中。

　　而 OneNote 一样可以做笔记连结整理。

　　甚至更进一步的，OneNote 不只可以插入一则笔记的连结，还可以插入「某一个笔记内的某一个特定段落的位置连结」，让我们点击连结后，直接跳到那个内容段落的位置！

　　这尤其对笔记很长很大时，可以当作找到内容锚点的好方法。我只要先圈选笔记内某一个小段落，然后按右键选择「复制段落连结」。



　　把连结贴到任何一则其他笔记中，以后点击这个连结，就会跳回上图中的那个文字段落。

　　你还可以这样应用：有一则很长很多内容的笔记，把每一个标题段落复制段落连结，统一贴在笔记的最上方，这样就好像是这则笔记内文的快速跳转目录了！



　　二、Onenote 2016 Windows 版特殊功能（与其他版本有巨大差距）：

　　8. 标记重要笔记段落：笔记内图示标签与过滤搜寻

　　前面介绍的七个功能是每个电脑版本都可以用的，但是 OneNote 在不同平台之间其实也有很多差异，尤其很多特殊的新功能，目前只出现在 OneNote 2016 for Windows 的版本中， Windows 使用者要确认一下自己是否有正确安装与更新到 OneNote 2016 。

　　接下来我就要介绍几个只在 OneNote Windows 版，甚至是 OneNote 2016 Windows 版才有的优秀笔记功能。

　　第一个是 OneNote 的标签搜寻，OneNote 的标签和 Evernote 的标签功能有很大不同，OneNote 的标签比较像是针对内容的图示说明，我们可以把标签插入在笔记内文的任何地方。

　　OneNote 内建了很多基本的标签，例如待办事项核取方块、重要星号、问题问题等等，我就在笔记内文觉得适合这个说明的地方，贴上这个标签图示即可。



　　而 OneNote 2016 Windows 版最棒的一点是，他可以过滤搜寻这些图示标签，例如我可以过滤出所有加上星号的笔记段落、过滤出所有有待办方块的内文段落。

　　这样要找到关键笔记的位置，就可以善用标签来找，可惜这个过滤搜寻功能只有 Windows 版有。



　　9. 更快速的笔记连结目录整理：快速搜寻并插入连结

　　前面讲到了笔记连结的好用之处，OneNote 2016 for Windows 还具备一个很棒的插入笔记连结的方法，就是在想要插入连结的地方直接点击右键，选择要插入连结，这时候可以在弹出小视窗直接搜寻到该则笔记，直接插入该则笔记连结。

　　这样就不用两三则笔记反覆来回去复制贴上了。



　　10. 笔记内插入可播放的线上影片

　　OneNote 2016 还能在笔记内嵌 YouTube 等线上影片网站的播放器，只要在插入时选择插入线上视讯，加上影片网址，就会自动生成播放器。 而且这个影片是可以直接在 OneNote 笔记内播放的！



　　11. 手绘、手写或流程图笔记：强大的绘图功能

　　在 OneNote 2016 中也内建了更强大的手绘功能，如果你搭配 Windows 平板或 Surface 电脑来使用的话，效果相得益彰。

　　当然，这个绘图功能不只是手绘、手写的好工具，他还内建了基本的流程图图库，所以我们还可以用来快速划出心智图或组织图。

　　更进一步的，OneNote 2016 可以直接圈选画面中的任何单独绘图元素，移动这些绘图元素的位置或大小。



　　12. 笔迹辨识！将手写笔记转换成数位文字

　　而如果你真的在平板中利用 OneNote 来做手写笔记，当你把手写笔记图案同步到电脑版的 OneNote 2016 后，可以试试看他的「笔迹转文字」功能！ 针对「横书」的中文，OneNote 2016 还可以将中文笔迹，辨识成数位文字内容。 这部分我还没有深入测试可以支援到多强大的转换，但确实值得好好利用。



　　13. 内建商务、学习笔记范本

　　我在介绍 Evernote 笔记方法时，常常说要帮自己建立常用的笔记格式范本，这样下次同样工作直接套用即可，例如：开会浪费时间？用特制会议记录格式开一次有效会议 、九宫格笔记法 Evernote 实作，跳脱直线的表格思考术 等笔记法中，我都提供了笔记范本给大家下载。

　　而在 OneNote 2016 里，就像 Office 的 PowerPoint 范本、Excel 范本一样，也内建了不少的商务开会笔记、学习考试笔记范本，里面甚至还有三分割笔记法，可以直接套用。



　　14. 还原笔记旧版本

　　OneNote 在免费版中就支援了笔记旧版本还原的功能，不过电脑版、 App 版里只有 OneNote 2016 Windows 版才能操作。

　　我可以从「历程记录」找回我过去几天编辑的不同笔记内容，查看旧版本内容，或还原到那个时间点的笔记。



　　15. 跳到未读取过的：下一个他人修改的笔记段落

　　前面不是提到 OneNote 可以多人即时编辑笔记吗？于是更进一步的在 OneNote 2016 中，我们可以快速查看「最近哪些人编辑了哪个段落的笔记」。

　　进入「历程记录」，点击「下一个未读取」，就会自动跳转每一个我还没查看过的、他人新增或修改的笔记内容，让我统一快速整理。



　　三、OneNote Android 版特殊功能

　　16. 快捷笔记按钮＋笔记递增模式

　　OneNote 的 App 版本老实说比较阳春，但基本功能还是有，而且 OneNote 的 Android App 版有一个我满喜爱的特色，就是他可以常驻在桌面最上层的笔记徽章。

　　这个笔记徽章不只帮助我们快速新增笔记，最重要的是它可以用「递增模式」新增笔记，也就是我可以把新增的笔记内容插入之前某一则笔记下方！而不用单独新增一则全新笔记。

　　其实 OneNote 之前的网页撷取功能也可以这样做（递增模式），但最近 OneNote 网页撷取常常出错，有些电脑根本无法安装，不知道出了什么事情。



　　17. 用 Office Lens 扫描纸本汇入 OneNote

　　最后，要推荐大家的是行动端的 Office Lens App， 这个 App 也与 OneNote 密切结合，扫描后的纸本可以同步到 OneNote 中，是利用 OneNote 进行无纸化工作的必备工具。

　　虽然 OneNote 最近似乎无法像 Evernote 那样进行照片上的中文文字搜寻或转换，起码我一段时间测试都无法成功。

　　哇！或许有些朋友看完 OneNote 强大的多个功能后，也有所心动？那么我建议你就去试试看，尤其如果你已经是 Evernote 使用者，试试看不同的知识库整理工具，会有新的启发。

　　那么对我来说最后会怎么选择呢？我还是会继续使用 Evernote。为什么？这或许先让大家充分讨论 OneNote 后，之后我再来写一篇 Evernote 与 OneNote 的优缺点比较，而最终结果其实不是谁比较好，而是两种不同风格与方法的知识管理，你比较适合谁？